Case study InstantOffice: web, CRM po mjeri i AI chatbot za najam ureda
Kako smo za tvrtku za najam ureda i dvorana u Zagrebu povezali web, CRM, CMS i AI chatbot u jedan sustav i koje smo pomake postigli u Googleu.
InstantOffice d.o.o. iznajmljuje urede, virtualne urede i dvorane za sastanke u zgradi na Radničkoj cesti 80 u Zagrebu. Kada su nam se javili, imali su zastarjeli sustav s greškama koji nije omogućavao učinkovito upravljanje prostorima i stranicu koja se slabo pozicionirala na Googleu. Za njih smo izradili novu web stranicu, CRM sustav po mjeri, CMS za samostalno uređivanje sadržaja i AI chatbot koji zna koje su dvorane slobodne.
U ovom case studyju opisujemo polazno stanje, što smo napravili i zašto, rezultate u Googleu i što iz projekta vrijedi za druge tvrtke koje razmišljaju o sličnom sustavu.
Polazno stanje i ciljevi
Najam ureda i dvorana nije standardna prodaja. Uz ugovor o zakupu dolaze svakodnevni zadaci: zaprimanje pošte za zakupce, evidencija parkinga, rezervacije dvorana po satima, upiti novih tvrtki koje traže sjedište. Stari sustav to nije pratio pouzdano, a dio posla vodio se ručno.
Ciljevi projekta bili su:
- Brza web stranica koja se bolje pozicionira za glavne usluge.
- Jedan sustav u kojem se vode zakupci, usluge, pošta, parking i dvorane.
- Osoblje samo mijenja cijene, radno vrijeme i napomene, bez programera.
- Upiti i rezervacije zaprimaju se i izvan radnog vremena.
Kako je sustav složen
Sva četiri dijela rade iz istih podataka. Kada osoblje u CRM-u označi dvoranu kao zauzetu, to odmah zna i kalendar na webu i chatbot.
Web stranica
Stranicu smo izradili u Nuxt.js i Tailwindu, bez gotove teme i bez pluginova. Svi elementi su ručno kodirani, pa stranica učitava samo ono što stvarno koristi.
- Brzina. Slike se poslužuju u AVIF i WebP formatu, a animacije su svedene na minimum, kako bi stranica prolazila Core Web Vitals.
- Vizualni identitet. Dizajn prati brend klijenta, s primarnom zelenom bojom (#71BF42), a raspored elemenata slijedi omjere zlatnog reza.
- Virtualna šetnja. U podnožje je ugrađena virtualna šetnja kroz prostore, pa posjetitelj vidi urede i dvorane prije dolaska.
- Kalendar dvorana povezan s CRM-om, s prikazom zauzetosti.
CRM: mozak poslovanja
CRM smo izradili po mjeri u Laravelu (PHP). Gotova CRM platforma pokriva prodaju: upit, ponudu, ugovor. InstantOffice treba puno više od toga, pa bi gotova platforma zahtijevala niz dodatnih alata i zaobilaženja.
| Modul | Što radi |
|---|---|
| Baza klijenata | Zakupci i njihove aktivne usluge na jednom mjestu |
| Pošta | Evidencija pristigle pošte i automatska obavijest zakupcu |
| Parking | Praćenje vremena parkiranja u jednoj od najvećih zgrada u Zagrebu, uz kontrolu fiskalizacije |
| Kalendar dvorana | Dvorane po bojama i terminima, povezane s webom i chatbotom |
Kada se sustav po mjeri isplati više od gotove platforme, a kada ne, opisali smo u člancima što je CRM sustav i CRM za male tvrtke: kada se isplati.
CMS i dvojezični blog
Osoblje kroz CMS samo mijenja podatke koji se često mijenjaju: cijene, radno vrijeme i posebne napomene. Dio CMS-a je i dvojezični uređivač bloga (hrvatski i engleski), s poljima za SEO naslov i opis te jednostavnim umetanjem slika i poveznica. Tako klijent može redovito objavljivati sadržaj na oba jezika bez naše pomoći.
AI chatbot spojen na CRM
Chatbot radi na OpenAI API-ju, a ono što ga razlikuje od običnog chatbota je veza s CRM-om.
- Stručno znanje. Chatbot je dobio znanje iz 42 stranice dokumentacije o otvaranju tvrtke i zakupu ureda, pa odgovara i na pitanja koja nisu izravno o cijeni.
- Dostupnost u stvarnom vremenu. Kada korisnik pita za dvoranu „Kaktus” u određenom terminu, chatbot iz CRM-a provjeri je li slobodna i, ako nije, odmah predloži drugi termin.
- Zaprimanje rezervacija. Rezervacije koje zaprimi šalje izravno prodajnom timu e-mailom.
Kako takav chatbot radi i na što paziti kod uvođenja, opisali smo u vodiču AI chatbotovi za web stranice.
Rezultati
Stari sustav s greškama zamijenjen je jednim sustavom koji pokriva svakodnevni rad, a komunikacija s korisnicima je dijelom automatizirana. U Googleu su se glavni upiti pomaknuli s druge stranice rezultata na prvu:
| Upit | Prije | Poslije |
|---|---|---|
| najam virtualnog ureda | 16. | 7. |
| virtualni uredi Zagreb | 15. | 6. |
| najam dvorana u Zagrebu | 18. | 8. |
Prelazak na prvu stranicu je trenutak u kojem upit počinje donositi klikove. Kako se radi dalje, prema vrhu, opisali smo u vodiču kako doći na prvo mjesto na Googleu.
Što vrijedi i za druge tvrtke
- Jedan izvor podataka. Web, chatbot i osoblje rade iz istog sustava. Kada se podatak promijeni na jednom mjestu, točan je svugdje.
- Sustav po mjeri ima smisla kada posao nije standardna prodaja. Pošta, parking i dvorane po satima ne stanu u tipičan CRM.
- Chatbot vrijedi koliko i podaci iza njega. Odgovor „dvorana je slobodna” vrijedi samo ako je kalendar točan.
- Klijent mora moći sam mijenjati sadržaj. Cijene i radno vrijeme mijenjaju se češće nego što se misli.
Stranicu možete pogledati na instantoffice.hr.
